承認リクエストガイド
承認機能は、承認が適用されたストレージでファイルをアップロードまたはダウンロードする際に承認を経る機能です。この文書はユーザー画面での動作を案内します。ストレージに承認を適用する方法は「承認設定ガイド（管理者）」を参照してください。承認が適用されたストレージが1つ以上ある場合にのみ、以下の機能が表示・動作します。
1. 承認が必要なストレージの確認
承認が適用されたストレージに入ると、ストレージ名の横に [承認が必要] の表示が現れます。表示にマウスを乗せると、次の案内が表示されます。
このストレージはファイルのアップロード・ダウンロード時に承認が必要です。承認機能を使用しないストレージとはファイルを移動またはコピーすることができません。
このストレージでは、ファイルをアップロードまたはダウンロードする際に、すぐに処理されず、承認手続きが必要です。承認対象となる作業とユーザーは、管理者のポリシーに従って決定されます。
注意 - 移動・コピー制限: 承認が適用されたストレージと適用されていないストレージの間では、ファイルを移動またはコピーすることはできません。 ブロックされると、移動・コピーウィンドウに次の案内が表示されます。
| 状況 | 案内文句 |
|---|---|
| 承認ストレージから別のストレージへ | 承認が適用されたストレージの外には文書を移動できません。 |
| 他のストレージから承認ストレージへ | 承認が適用されていないストレージでは、ドキュメントを取得できません。 |
同じストレージ内での移動・コピーは制限されていません。
2. 承認リクエストを 送信する
承認が適用されたストレージでは、普段と同じ方法でアップロード・ダウンロードを実行します。実行即時に処理されるのではなく、承認リクエストが登録されます。
| 作業 | 動作 |
|---|---|
| ダウンロード | ファイルがすぐにダウンロードされず、承認リクエストが登録されました。 "承認が完了すると、ファイルを承認リクエストからダウンロードできます。" 案内表示 |
| アップロード | ファイルがすぐにアップロードされず、承認リクエストが登録されます。承認されると指定した場所に自動的にアップロードされます。 |
リクエストが登録されると [リクエスト完了] の通知が表示されます。その後の進行状況は承認リクエストボックスで確認します。
3. 承認リクエストボックスを開く
画面上部右側の承認リクエストボックスアイコンをクリックすると、[承認リクエストボックス]が開きます。
承認が適用されたストレージが一つもない場合、このアイコンは表示されません。
4. 承認リクエストボックスの構成
| 番号 | 項目 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | タブ | [ダウンロードリクエスト] / [アップロードリクエスト] 구분 |
| 2 | 案内文句 | 選択したタブの処理方法ガイド |
| 3 | リスト | 要求されたファイルの名前・状態・日付 |
| 4 | 状態 | リクエストの現在の進行状況 |
タブによって第三列の項目が異なります。
| タブ | 第三列 | 意味 |
|---|---|---|
| [ダウンロードリクエスト] | [ダウンロード期間] | 承認されたファイルをダウンロードできる期限 |
| [アップロードリクエスト] | [アップロードした日付] | 指定した位置にファイルがアップロードされた時点。アップロードに失敗した場合は「失敗」と表示されます。 |
- リクエストの履歴がない場合は「リクエストされたダウンロードの承認がありません」 / 「リクエストされたアップロードの承認がありません」と表示
- 一覧を取得できない場合は「一覧を取得できませんでした。」と表示されます。
5. ステータス表示
| 状態 | 意味 |
|---|---|
| 承認待ち | 決済進行中 |
| 承認 | 承認完了。ダウンロードリクエストはファイル受領可能、アップロードリクエストは自動アップロード進行 |
| ペット | 承認拒否。詳細で却下理由を確認 |
| リクエストキャンセル | 承認リクエストのキャンセル |
| 失効 | 承認期限が過ぎリクエストが自動終了しました。再度リクエストが必要です。 |
- アップロードリクエストは承認後、アップロードに失敗しても状態は「承認」のままで、[アップロードした日付]列に「失敗」と表示されます。
- ダウンロードリクエストはダウンロード期間が過ぎると状態は「承認」となり、ファイル名がぼやけて表示され、ダウンロード不可になります。
6. 承認されたファイルを受け取る - ダウンロードリクエスト
| 番号 | 項目 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 状態 | "承認"に変わるとファイルの受け取りが可能になります |
| 2 | [ダウンロード期間] | この期限内でのみ受け取ることができます |
| 3 | ダウンロードアイコン | クリックするとファイルがダウンロードされます |
- ダウンロード期間中は何度でもダウンロード可能です。
- 期間が過ぎるとダウンロードアイコンが無効になり、「ダウンロード期間満了」と表示されます。フォルダーから再リクエストしてください。
ファイルを受け取れない場合、次の案内が表示されます。
| 案内文句 | 措置 |
|---|---|
| 原本がないため、受け取ることができません。ファイルを再度リクエストしてください。 | フォルダーから再リクエスト |
| 項目が見つかりません。 | 承認リクエストを再度開いて状態を確認 |
| 現在はファイルを受け取ることができません。 | しばらくしてから再試行 |
| 一時保存所を点検中です。しばらくしてから再試行してください。 | しばらくしてから再試行 |
| ダウンロード権限がありません。 | 管理者に権限確認をリクエスト |
| 等級ポリシーにより、持ち出すことができません。 | "文書グレードガイド" 参考 |
| 一時的なエラーが発生しました。しばらくしてから再試行してください。 | しばらくしてから再試行 |
| 現在は受け取ることができません | しばらくしてから再試行してください。繰り返す場合は管理者にお問い合わせください。 |
7. アップロードリクエストの処理
| 番号 | 項目 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 案内文句 | アップロードリクエストの処理方法ガイド |
| 2 | 状態 | リクエストの現在の進行状況 |
| 3 | [アップロードした日付] | アップロード完了時点または「失敗」 |
承認されると、指定した位置にファイルが自動的にアップロードされます。別途再度アップロードする必要はありません。
| 状況 | 画面 | 措置 |
|---|---|---|
| アップロード完了 | [アップロードした日付]に日付表示 | [アップロード位置に移動] アイコンで該当フォルダを開く |
| アップロード失敗（再試行可能） | [アップロードした日]に "失敗" 表示, [再試行] アイコン表示 | [再試行]で再アップロード |
| アップロード失敗（再試行不可） | [アップロードした日]に "失敗" 表示 | フォルダーからファイルを再アップロード |
- アップロード先フォルダーが削除されたか、アクセス権がない場合は「フォルダーが存在しないか、アクセスできません」という案内を表示
- 再試行できない状態で再試行すると「再試行できません」と表示されます
8. 詳細確認
一覧の項目の [詳細情報] アイコンをクリックすると、詳細が展開されます。
詳細には [リクエストした日付]·[完了した日付]·[サイズ]·[パス]が表示され、却下されたリクエストは [却下理由]がともに表示されます。状態別の案内文は次の通りです。
| 状態 | 案内文句 |
|---|---|
| 承認待ち | 承認待ちです。決裁が終わると通知でお知らせします。 |
| 承認 - ダウンロード | 承認されました。ダウンロード期間中にファイルをダウンロードできます。 |
| ダウンロード期間満了 | ダウンロード期間が過ぎてファイルを受け取ることができません。再度リクエストしてください。 |
| ダウンロード失敗 - ファイル紛失 | ファイルが失われ てダウンロードできません。フォルダーで再試行してください。 |
| ダウンロード失敗 - 元本なし | 元のファイルがないため、ダウンロードできません。フォルダーから再度リクエストしてください。 |
| 承認 - アップロード | 承認されました。指定された場所にファイルの保存を進めます。 |
| アップロード完了 | 承認されました。指定された場所にファイルがアップロードされました。 |
| アップロード失敗 - 再試行可能 | 承認は完了しましたが、ファイルのアップロードに失敗しました。再読み込みしてファイルのアップロードを再試行できます。 |
| アップロード失敗 | ファイルを保存できませんでした。フォルダーからファイルを再アップロードしてください。 |
| アップロード失敗 - 保存場所がありません | 保存するフォルダーまたはファイルが見つかりません。フォルダーから再度アップロードしてください。 |
| 再試行期間満了 | 再試行可能期間が過ぎてリクエストが自動終了しました。再度リクエストしてください。 |
| ペット | 承認が却下されました。 |
| リクエストキャンセル | 承認リクエストがキャンセルされました。 |
| 承認期限切れ | 承認期限が過ぎてリクエストが自動的に終了しました。再度リクエストしてください。 |
9. 通知
承認結果は通知として送信されます。通知をクリックすると、承認リクエストボックスで該当のリクエストが開きます。
| 結果 | 通知のタイトル | 通知文言 |
|---|---|---|
| アップロード承認 | 承認 | 承認されました。ファイルが自動的にアップロードされます。 |
| ダウンロード承認 | 承認 | 承認されました。承認リクエストからファイルをダウンロードできます。 |
| ペット | ペット | 却下されました。承認リクエストで却下理由を確認できます。 |
| リクエストキャンセル | リクエストキャンセル | 承認リクエストがキャンセルされました。 |
| アップロード失敗 | アップロード失敗 | 承認は完了しましたが、ファイルのアップロードに失敗しました。 |
| 承認期限切れ | 失効 | 期限が過ぎて終了しました。再度リクエストしてください。 |
| ダウンロード期間満了 | ダウンロード期間満了 | ファイルのダウンロード期間が終了しました。 |
通知で連絡したリクエストが削除されたか確認できない場合、「アイテムが見つかりません」という案内が表示されます。