承認リクエストガイド
承認機能は、承認が適用されたストレージでファイルをアップロードまたはダウンロードする際に承認を経るようにする機能です。この文書はユーザー画面での動作を案内します。ストレージに承認を適用する方法は「承認設定ガイド（管理者）」を参照してください。承認が適用されたストレージが1つ以上ある場合にのみ、以下の機能が表示され、動作します。
1. 承認が必要なストレージの確認
承認が適用されたストレージに入ると、ストレージ名の横に「承認が必要」という表示が現れます。このストレージでは、ファイルをアップロードまたはダウンロードする際に即時処理されず、承認手続きが必要です。
注意 - 移動・コピー制限: 承認が適用されたストレージと適用されていないストレージの間では、ファイルを移動またはコピーすることはできません。ブロックされると、次の案内が表示されます。
| 状況 | 案内文句 |
|---|---|
| 承認ストレージから別のストレージへ | 承認が適用されたストレージの外には、文書を移動することはできません。 |
| 他のストレージから承認ストレージへ | 承認が適用されていないストレージでは、ドキュメントを取得できません。 |
同 じストレージ内での移動・コピーは制限されていません。
2. 承認リクエストを送信する
承認が適用されたストレージでは、普段と同じ方法でアップロード・ダウンロードを実行すればよいです。実行と同時に処理されるのではなく、承認リクエストが登録されます。
| 作業 | 動作 |
|---|---|
| ダウンロード | ファイルがすぐにダウンロードされず、承認リクエストが登録されます。 "承認が完了すると、ファイルを承認リクエストからダウンロードできます。" という案内が表示されます。 |
| アップロード | ファイルがすぐにアップロードされず、承認リクエストが登録されます。承認されると、指定した場所に自動的にアップロードされます。 |
リクエストが登録されると、「リクエスト完了」通知が表示されます。その後の進行状況は承認リクエストボックスで確認します。
3. 承認リクエストボックスを開く
画面上部右側の承認リクエストボックスアイコンをクリックすると、リクエストの一覧が表示されます。
承認が適用されたストレージが一つもない場合、このアイコンは表示されません。
4. 承認リクエストボックスの構成
| 番号 | 項目 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | タブ | ダウンロードリクエスト / アップロードリクエストを区別して確認します。 |
| 2 | 案内文句 | 選択したタブの処理方法を案内します。 |
| 3 | リスト | リクエストされたファイルの名前-状態-日付を表示します。 |
| 4 | 状態 | リクエストの現在の進行状況を表示します。 |
タブによって第三列の項目が異なります。
| タブ | 第三列 | 意味 |
|---|---|---|
| ダウンロードリクエスト | ダウンロード期間 | 承認されたファイルをダウンロードできる期限 |
| アップロードリクエスト | アップロードした日付 | 指定した位置にファイルがアップロードされた時点 |
5. 状態表示
| 状態 | 意味 |
|---|---|
| 承認待ち | 決済が進行中です。 |
| 承認 | 承認されました。ダウンロードリクエストはファイルを受け取ることができ、アップロードリクエストは自動的にアップロードが進行します。 |
| ペット | 承認が拒否されました。詳細で返却理由を確認できます。 |
| リクエストのキャンセル | 承認リクエストがキャンセルされました。 |
| 失効 | 期限が過ぎてリクエストが自動的に終了しました。再度リクエストする必要があります。 |
6. 承認されたファイルを受け取る - ダウンロードリクエスト
| 番号 | 項目 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 状態 | "承認"に変わるとファイルを受け取ることができます。 |
| 2 | ダウンロード期間 | この期限内でのみ受け取ることができます。 |
| 3 | ダウンロード | ファイルをダウ ンロードするにはクリックしてください。 |
期間が過ぎると「ダウンロード期間満了」と表示され、ファイルを受け取ることができません。この場合、フォルダーから再度リクエストしてください。
受け取れない場合、次の案内が表示されます。
| 案内文句 | 措置 |
|---|---|
| 原本がないため、受け取ることができません。ファイルを再度リクエストしてください。 | フォルダーから再リクエスト |
| 承認ファイルが見つかりません。再度リクエストしてください。 | フォルダーから再リクエスト |
| ダウンロード権限がありません。 | 管理者に権限確認をリクエスト |
| 等級ポリシーにより、持ち出すことはできません。 | 文書グレードガイド参照 |
7. アップロードリクエストの処理
| 番号 | 項目 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 案内文句 | アップロードリクエストの処理方法について案内します。 |
| 2 | 状態 | リクエストの現在の進行状況を表示します。 |
承認されると、指定した位置にファ イルが自動的にアップロードされます。別途再度アップロードする必要はありません。
| 状況 | 画面 | 措置 |
|---|---|---|
| アップロード完了 | アップロードした日付が表示されます。 | "アップロード位置に移動"でそのフォルダーを開くことができます。 |
| アップロード失敗 | "アップロード失敗"と表示されます。 | "再試行"で再度試みるか、フォルダーからファイルを再アップロードします。 |
8. 詳細確認
リストの項目をクリックすると、詳細が展開されます。
詳細には、リクエストした日付-完了した日付-サイズ-経路が表示され、却下されたリクエストは却下理由がともに表示されます。状態別の案内文は次のとおりです。
| 状態 | 案内文句 |
|---|---|
| 承認待ち | 承認待ちです。決裁が終わると通知でお知らせします。 |
| 承認 - ダウンロード | 承認されました。ダウンロード期間中にファイルをダウンロードできます。 |
| 承認 - アップロード | 承認されました。指定された場所にファイルの保存を進めます。 |
| アップロード完了 | 承認されました。指定された場所にファイルがアップロードされました。 |
| アップロード失敗 | ファイルを保存できませんでした。フォルダーからファイルを再アップロードしてください。 |
| ペット | 承認が却下されました。 |
| リクエストのキャンセル | 承認リクエストがキャンセルされました。 |
| 承認期限切れ | 承認期限が過ぎてリクエストが自動終了しました。再度リクエストしてください。 |
| ダウンロード期間が終了しました | ダウンロード期間が過ぎてファイルを受け取ることができません。再度リクエストしてください。 |
9. お知らせ
承認結果は通知として伝えられます。通知を押すと、そのリクエストが承認リクエストボックスで開きます。
| 結果 | 通知文言 |
|---|---|
| アップロード承認 | 承認されました。ファイルが自動的にアップロードされます。 |
| ダウンロード承認 | 承認されました。承認リクエストからファイルをダウンロードできます。 |
| ペット | 却下されました。承認リクエストで却下理由を確認できます。 |
| リクエストのキャンセル | 承認リクエストがキャンセルされました。 |
| アップロード失敗 | 承認は完了しましたが、ファイルのア ップロードに失敗しました。 |